ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ ВІДДІЛУ КОНТРОЛЮ, ДОКУМЕНТУВАННЯ ТА ЗВЕРНЕНЬ ГРОМАДЯН
Основними завданнями відділу є:
- забезпечення захисту прав людини і громадянина у визначеній сфері діяльності;
- забезпечення належної організації роботи структурних підрозділів управління та його територіальних органів;
- сприяння розширенню практики заслуховування на засіданнях колегії звітів заступників начальника управління, керівників структурних підрозділів управління та його територіальних органів.
Працівники відділу відповідно до покладених на нього завдань:
- забезпечують разом із керівниками структурних підрозділів управління та його територіальних органів належну організацію роботи;
- готують для структурних підрозділів управління та його територіальних органів для використання в роботі методичні та інструктивні матеріали, інформаційні листи з питань, віднесених до компетенції відділу;
- проводять аналітичну роботу з питань, що стосуються діяльності відділу;
- надають працівникам структурних підрозділів управління та його територіальних органів консультації з питань організації роботи, розгляду звернень громадян, ведення діловодства тощо;
- організовують підготовку засідань колегії управління, здійснюють контроль за термінами та якістю підготовки запланованих до розгляду питань ведення та оформлення протоколів засідань колегії;
- редагують проекти рішень колегії управління та надсилають їх для виконання структурним підрозділам управління та його територіальним органам;
- контролюють виконання рішень колегії структурними підрозділами управління та його територіальними органами, інформують керівництво управління про їх виконання та наявність підстав для зняття рішень з контролю;
- організовують підготовку міжвідомчих та оперативних нарад при начальнику управління, здійснюють контроль за термінами і якістю підготовки документів із питань, що виносяться на їх розгляд. Контролюють виконання рішень цих нарад;
- здійснюють перевірки стану організації роботи в структурних підрозділах управління та його територіальних органах. Забезпечують належну реалізацію результатів перевірок та контролюють усунення виявлених недоліків;
- надають керівникам структурних підрозділів управління та його територіальних органів методичну і практичну допомогу з питань організації роботи;
- організовують надання структурними підрозділами управління пропозицій до планів роботи колегії управління, узагальнюють їх та готують проекти планів для подальшого затвердження;
- здійснюють контроль за надходженням в управління планів роботи органів, юстиції області. Забезпечують їх вивчення керівниками структурних підрозділів управління та контролюють внесення в них корегувань згідно поданих пропозицій;
- надсилають затверджені плани роботи структурним підрозділам управління та його територіальним органам;
- організовують спільно з іншими структурними підрозділами вивчення і розповсюдження позитивного досвіду з питань організації роботи та розгляду звернень громадян, контролюють впровадження його в практику;
- контролюють своєчасне та якісне виконання заходів, передбачених планами роботи, рішень колегії Міністерства юстиції України, його завдань та доручень структурними підрозділами управління та його територіальними органами;
- проводять перевірки за фактами порушення виконавської дисципліни в структурних підрозділах управління та його територіальних органах. Готують за їх результатами матеріали для прийняття відповідного рішення керівництвом управління;
- здійснюють реєстрацію вхідної та вихідної кореспонденції згідно Інструкції з діловодства в Головному управлінні юстиції у Чернівецькій області;
- забезпечують належний розгляд звернень громадян, запитів депутатів усіх рівнів, що надходять до управління;
- готують та подають Міністерству юстиції України звіти про роботу зі зверненнями громадян в органах юстиції області;
- узагальнюють та подають Міністерству юстиції інформацію про виконання управлінням, його структурними підрозділами та його територіальними органами рішень колегії Міністерства юстиції України;
- перевіряють стан роботи зі зверненнями громадян у структурних підрозділах управління та його територіальних органах. Надають їм з цього питання методичну та практичну допомогу;
- забезпечують підготовку та проведення навчально-практичних семінарів з питань, що стосуються діяльності відділу;
- проводять стажування начальників та інших працівників територіальних органів юстиції області з питань організації роботи, розгляду звернень громадян, ведення діловодства тощо;
- готують номенклатури справ управління, його структурних підрозділів та територіальних органів, організовують їх експертизу та затвердження;
- здійснюють архівну роботу;
- здійснюють контроль за діяльністю атестованих судових експертів, які не є працівниками державних спеціалізованих установ, здійснюють свою діяльність на підставі свідоцтва Мін'юсту України та внесені до Реєстру атестованих судових експертів.