щодо формування приватним нотаріусом особових справ найманих працівників, складання та реєстрації наказів.

 

Методичні рекомендації розроблені відповідно до вимог п. 4.54 Положення про Головні управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 23.06.2011 за №1707/5.

Методичні рекомендації розроблені для належного виконання вимог Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 №3253/5, Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03. 2001 № 16, Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5.

 

I.      Укладання приватним нотаріусом цивільно-правових та трудових договорів.

 

Відповідно до ст. 24 Закону України «Про нотаріат» приватний нотаріус вправі укладати цивільно-правові та трудові договори.

Статтею 21 Кодексу законів про працю України (надалі – КЗпП України) встановлено, що трудовий договір - це угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядкові, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Відповідно до ст.ст. 24, 24-1 цього кодексу трудовий договір укладається, як правило, в письмовій формі. Додержання письмової форми є обов'язковим при укладенні трудового договору з фізичною особою (приватним нотаріусом). У разі укладення трудового договору між працівником і фізичною особою фізична особа повинна у тижневий строк з моменту фактичного допущення працівника до роботи зареєструвати укладений у письмовій формі трудовий договір у державній службі зайнятості.

На відміну від трудового цивільно-правовий договір - це домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків (ст. 626 ЦК України).

Цивільно-правові угоди слід відмежовувати від трудових договорів за такими ознаками:

1. Відносини, що виникають внаслідок укладення цивільно-правової угоди, регулюються нормами цивільного, а не трудового права.

2. Сторонами договору цивільно-правового характеру є замовник і виконавець, а не працівник і роботодавець.

3. Предметом договору цивільно-правового характеру є конкретний  вид послуги (роботи) та її кінцевий результат, що має кількісну і якісну визначеність, а не трудова функція, процес праці та її організація.

 4. Договір про надання послуг чи договір підряду, на відміну від трудового договору, не оформлюється наказом чи розпорядженням, і якщо він укладається між фізичними особами, то не підлягає реєстрації в державній службі зайнятості.

 5. При укладенні договору про надання послуг чи договору підряду на відміну від трудового договору трудова книжка не подається, та відповідно до неї періоди праці за договорами цивільно-правового характеру не заносяться.

6. Виконавець (підрядник) на відміну від працівника внутрішньому трудовому розпорядкові не підпорядковується. Виконує роботу на власний розсуд, хоча у договорі цивільно-правового характеру може бути обумовлений сторонами конкретний час надання послуги чи виконання роботи.

7. Виконавець (підрядник) на відміну від працівника не є підпорядкованим та підконтрольним замовникові, і він не може бути притягнутий до дисциплінарної відповідальності (відповідальність згідно Цивільного кодексу).

8. Розмір винагороди за надані послуги чи виконані роботи, порядок і терміни її виплати на відміну від заробітної плати (за трудовим договором) установлюються самим договором. Підставою для виплати такої винагороди є акт здавання-приймання виконаних робіт (наданих послуг).

9. На виконавця (підрядника) не поширюють соціально-трудові пільги і гарантії (відпустка, вихідні дні, тривалість робочого часу, оплата праці при відхиленні від нормальних умов праці, виплата допомоги з тимчасової втрати працездатності тощо), передбачені трудовим законодавством для працівників. Водночас у договорі цивільно-правового характеру сторони можуть домовитися про певні пільги і гарантії, які надаються за рахунок замовника.

10. На виконавця (підрядника) покладається ризик негативних наслідків роботи, а при укладенні трудового договору такий ризик покладається на роботодавця.

Таким чином, якщо приватному нотаріусу необхідно виконати певну роботу за певний час (наприклад, прошити документи у справи), то ним можуть укладатися цивільно-правові угоди, а якщо необхідно, щоб фізична особа постійно виконувала одну і ту саму роботу з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядкові, то з нею необхідно укладати саме трудовий договір.

 

 

II.                    Накази, які видаються державними нотаріальними конторами та приватними нотаріусами.

Відповідно до п. 5.13 Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 №3253/5 (надалі – Правила), завідувач конторою, архівом, приватний нотаріус мають право видавати накази з адміністративно-господарських питань, приватний нотаріус – також з особового складу.

Наказом Міністерства юстиції України №1909/5 від 20.12.2012 були внесені зміни до Правил ведення нотаріального діловодства, а саме змінено додаток №32 до них «Типова номенклатура справ державної нотаріальної контори  та приватного нотаріуса». Нова редакція типової номенклатури розрізняє накази приватного нотаріуса з кадрових питань, у тому числі тимчасового строку зберігання, та накази державної нотаріальної контори, приватного нотаріуса з адміністративно-господарських питань.

Згідно з типовою номенклатурою (у новій редакції) до наказів з кадрових питань відносяться накази про: прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, звільнення; підвищення кваліфікації, зміну біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання); оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; надання  відпусток для догляду за дитиною, відпусток без збереження заробітної плати.

До наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання відносяться накази про: короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням.

Всі інші накази, які можуть видаватися завідувачами державних нотаріальних контор, архіву, приватними нотаріусами відносяться до адміністративно-господарських питань.

Згідно з пунктом 5.13 Правил усі накази мають оформлюватись на бланку формату А4. Бланк наказу має містити наступні реквізити:

·        назву установи вищого рівня (Міністерство юстиції України та  Головне управління юстиції у Донецькій області);

·        назву держнотконтори або прізвище, ім’я, по батькові приватного нотаріуса, назву нотаріального округу;

·        назву виду документа (наказ);

·        дату складення;

·        місце складення;

·        номер;

·        заголовок до тексту;

·        текст;

·        підпис нотаріуса.

У наказах з кадрових питань (з особового складу) також зазначається, підстава їх складення (наприклад, заява про прийняття на роботу, про відпустку, трудовий договір тощо).

Слід зазначити, що при використанні на бланку зображення Державного Герба України необхідно дотримуватись розмірів його зображення (висота -            17 мм, ширина – 12 мм).

Накази, як правило, складаються з 2-х частин: констатуючої та розпорядчої. У констатуючій частині зазначають підставу, обґрунтування або мету складання наказу. У тексті наказу, підготовленого на підставі документів інших організацій або раніше виданих документів, вказують їхні реквізити: назви документів, найменування організацій – авторів документів, дати документів, реєстраційні номери документів, заголовки до їх текстів.

У розпорядчій – розпорядження, рішення, пропозиції керівника. Якщо зміст документа не потребує пояснення, то його текст містить тільки  розпорядчу частину.

У наказах не дозволяються закреслення та виправлення.

При підписанні наказу підпис нотаріуса не потребує скріплення печаткою. Наказ набирає чинності з моменту його підписання, якщо в тексті не зазначено інший термін.

Окрему увагу слід приділити саме наказам з кадрових питань (з особового складу), оскільки вони є не тільки розпорядчими документами, але й одночасно первинними обліковими документами, оскільки в них фіксується факт прийняття на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, оголошення заохочень, стягнень та ін.

Накази  з кадрових питань (з особового складу), за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, яка починається дієсловом у наказовій формі, що точно означає дію (наприклад, «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ», «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ», тощо), яке пишеться великими літерами.

Після розпорядчого слова у новому рядку з абзацу великими літерами друкується прізвище працівника, на якого поширюється чинність наказу, і далі – ім’я, по батькові й текст наказу.

Формулювання, що застосовуються у тексті наказу, повинні відповідати вимогам КЗпП України, оскільки  їх правильність гарантує трудові права працівників.

Є певні вимоги й щодо викладу тексту наказу:

1. У наказах про прийняття на роботу обов'язково зазначають: а) на яку посаду приймається працівник; б) з якого числа оформляється на роботу; в) вид прийняття на роботу (постійна, тимчасова, за сумісництвом); г) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем); д) умови оплати праці.

2. У наказах про переведення на іншу роботу вказують: а)вид і мотивування переведення (у зв'язку з виробничою потребою, за станом здоров'я, вагітністю або неможливістю виконувати попередню роботу, для заміни відсутнього працівника); б) посаду; в) дату і термін переведення (постійно або тимчасово); г) умови оплати праці, пільги й компенсації, передбачені чинним законодавством.

3. У наказах про надання відпустки зазначають: а) вид відпустки (основна, додаткова, навчальна, у зв'язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами); б) загальну кількість робочих днів; в) дату виходу у відпустку і повернення; г) період, за який надано відпустку.

З кадрових питань (з особового складу) розрізняють прості (індивідуальні) і складні (зведені) накази. В індивідуальних міститься інформація тільки про одного працівника, у зведених – про кількох, незалежно, які управлінські дії на них  поширюються (прийняття на роботу, переведення, звільнення, тощо).

У наказі щодо групи питань їх викладають у такій послідовності: прийняття на роботу (призначення на посаду); переведення на іншу постійну роботу; звільнення з роботи; надання відпусток; заохочення; стягнення.

Наприкінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання. При прийнятті на роботу підставою є заява працівника (трудовий договір), в інших випадках – відповідні документи (заяви, доповідні записки тощо). Кожен пункт наказу може мати одну чи декілька підстав.

Підписаний приватним нотаріусом наказ обов’язково доводиться до відома працівника під розписку із зазначенням дати ознайомлення.

Підписані накази підлягають обов’язковій реєстрації в окремих книгах, які мають різний строк зберігання. До 2013 року - у книзі реєстрації наказів з особового складу (75 років) та у книзі реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань (3 роки), а з 2013 року - у книзі реєстрації наказів з кадрових питань (75 років), у книзі реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань (5 років).

Відповідно до ст. 121 Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 №578/5, реєстраційні журнали, в яких реєструють короткострокові відрядження в межах України та за кордон; стягнення; надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням  (накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання) зберігаються 5 років.

У зв’язку з вищевикладеним, беручи до уваги строки зберігання цих книг та самих наказів, доцільно буде реєструвати накази з кадрових питань тимчасового строку зберігання у книзі реєстрації наказів з адміністративно-господарських питань.

Накази групуються в справу в межах діловодного року за порядком їх підписання: наказ під №1 розміщується першим зверху, а потім – наступні. Необхідно зазначити, що з 01.01.2013 накази з адміністративно-господарських питань та з кадрових питань тимчасового строку зберігання формуються в одну справу, а накази з кадрових питань - в іншу.

З 01.01.2013 справи «Накази з кадрових питань» зберігаються 75 років, «Накази з адміністративно-господарських питань та з кадрових питань тимчасового строку зберігання» – 5 років, а до січня 2013 року строки зберігання вищезазначених  справ складали: 75 років - для наказів з особового складу, 3 роки - для наказів з адміністративно-господарських питань.

Звертаємо увагу, що до 01 січня 2013 року типова номенклатура не поділяла накази з особового складу на види, у зв’язку з чим накази, які на теперішній час віднесені до  наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання, формувалися у справу разом з іншими наказами з особового складу зі строком зберігання 75 років.

Деякі приватні нотаріуси після реєстрації нотаріальної діяльності у певному нотаріальному окрузі, видавали наказ про початок нотаріальної діяльності. У разі зміни нотаріального округу - видавали  наказ про припинення нотаріальної діяльності у відповідному нотаріальному окрузі. У разі припинення нотаріальної діяльності видавали наказ про припинення нотаріальної діяльності. Вимоги щодо обов’язкового видання таких наказів Законом України «Про нотаріат» та Правилами ведення нотаріального діловодства ні раніше, ні на теперішній час не передбачались.

Видання таких наказів було передбачено Рекомендаціями щодо заповнення трудових книжок приватних нотаріусів, розробленими Міністерством юстиції України у 2009 році, в яких викладено, зокрема, що приватні нотаріуси, які одержали реєстраційне посвідчення, видають наказ про початок нотаріальної діяльності. Згідно з цими рекомендаціями такий наказ відносився до особового складу, реєструвався в книзі реєстрації наказів з особового складу і включався до справи «Накази з особового складу» за рік, в якому був виданий, та  зберігався 75 років. На теперішній час ці накази будуть відноситись до наказів з кадрових питань.

 

III.     Ведення особових справ  найманих працівників.

 

На підставі укладеного трудового договору та наказу про прийняття на роботу приватним нотаріусом формується особова справа працівника. Особова справа працівника — це сукупність документів, які містять в собі біографічні дані працівника, відомості щодо його освіти, роботи до прийняття до нотаріуса, відомості про військову службу, сімейний стан, місце проживання, відомості про державні нагороди (відзнаки), накладення і зняття стягнень, а також інші документи, зокрема накази, характеристики тощо.

Особові справи формуються впродовж усього  часу  роботи   певної особи у приватного нотаріуса.  В разі повторного прийняття працівника на нього заводять нову особову справу.

Облікові документи з особового складу, зокрема, особова справа, дуже важливі для визначення стажу роботи щодо призначення пенсій, при оформленні дубліката трудової книжки в разі її втрати або в інших випадках. Ігнорування вимог щодо оформлення, ведення та зберігання особових справ працівників — неприпустиме.

Особова справа заводиться на кожну особу, яка перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом (справа №01-17), є перехідною і повинна закриватися після звільнення особи.

Відповідно до п. 10.2 Правил, п. 3.2.12 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у такій послідовності:

1.     Внутрішній опис документів, включених до справи;

2.     Заява про прийняття на роботу (контракт);

3.     Направлення або подання;

4.     Особовий листок з обліку кадрів;

5.     Автобіографія;

6.     Документи про освіту (копії);

7.     Витяги з наказів про призначення, переведення, звільнення;

8.     Доповнення до особового листка з обліку кадрів;

9.     Доповнення до особового листка про заохочення;

10.     Довідки та  інші документи.

Спочатку до особової справи вміщують документи, що відображають  процес прийняття на роботу, потім – усі основні документи, які з’являються упродовж трудової діяльності працівника (наприклад, копії документів, які підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування, характеристики, атестаційні листи та ін.).

Відповідно до п. 3.2.12 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03. 2001  № 16, копії наказів, розпоряджень про стягнення, заохочення, зміну прізвища працівника тощо до особової справи не включаються. Ці відомості вносяться в доповнення до особового листка з обліку кадрів або до трудової книжки.

Не допускається включати до особової справи накази про відпустки, про направлення у відрядження, на курси перепідготовки, підвищення кваліфікації, стажування та з інших аналогічних питань.

Основним документом в особовій справі працівника є особовий листок з обліку кадрів, який містить перелік питань щодо даних працівника, його освіти, попередньої роботи, відношення до військової служби, сімейного стану тощо. Цей документ є узагальненням автобіографічних даних працівника.

При заповненні особового листка з обліку кадрів використовуються такі документи: паспорт, трудова книжка, документи про освіту (диплом, посвідчення, свідоцтво, атестат), військовий квиток, документи про виноходи, зроблені працівником.

Особовий листок з обліку кадрів заповнюється особисто працівником чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо, без підчисток і виправлень.

Приватний нотаріус повинен перевірити правильність заповнення особового листка з обліку кадрів, а також звірити дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікацій, населених пунктів з оригіналами документів (паспортом, трудовою книжкою, документом про освіту, військовим квитком тощо).

Також до особової справи включається доповнення до особового листка з обліку кадрів. Записи в доповненні робляться вперше при оформленні особової справи, згодом – за наступних змін в облікових даних працівника (після заповнення особового листка з обліку кадрів) на підставі відповідних наказів та документів, наданих працівником.

До особової справи підшивають автобіографію. Автобіографію складають у довільній формі, однак окремі елементи та реквізити в ній мають бути обов’язково. Оформлюють автобіографію від руки на аркуші формату А4. Відомості викладаються у розповідній формі від першої особи в хронологічній послідовності із зазначенням місяця і року. В автобіографії наводяться такі відомості:

 1. назва виду документа (Автобіографія);

 2. П.І.Б. автора (теперішні і колишні, якщо були зміни);

 3. число, місяць, рік народження;

 4. місце народження;

 5. громадянство;

 6. відомості про навчання (повне найменування навчальних закладів);

 7. відомості про трудову діяльність ( у хронологічній послідовності);

 8. відомості про громадську роботу (всі її види), наукові звання;

 9. нагороди і заохочення;

 10. родинний стан і склад сім’ї;

 11. паспортні дані, домашня адреса і номер телефону.

Зліва під текстом автобіографії проставляють дату складання, а справа підпис особи, що її написала.

Копії документів, які включаються до особової справи повинні бути засвідченні в установленому порядку. Те саме стосується витягів з наказів.

Документи у особовій справі підшиваються, нумеруються, складається внутрішній опис документів та засвідчувальний напис справи, оформлюється обкладинка. Кожній особовій справі надається порядковий номер. Систематизуються особові справи працівників в алфавітному порядку.

Особова справа на кожного працівника повинна формуватись в окремій спеціально виготовленій обкладинці з твердого картону. На обкладинці необхідно зазначати:

-         назву установи вищого рівня;

-         прізвище, ім’я, по батькові приватного нотаріуса, назву нотаріального округу;

-         номер справи;

-         прізвище, ім’я та по батькові особи, на яку вона заведена (у називному відмінку);

-         дата заведення та закінчення особової справи (день прийняття особи на роботу і день звільнення).

Після звільнення працівника його заяву про звільнення, витяг з наказу, а також інші документи, на підставі яких видано наказ, підшивають до особової справи та записують в опис. У доповненні до особового листка з обліку кадрів робиться запис про звільнення. Після виконання цих процедур особова справа здається на зберігання до архіву приватного нотаріуса в установленому порядку. Зберігається особова справа в архіві як самостійна одиниця зберігання.

Внутрішній опис документів, що зберігаються в особовій справі, заповнюється при первинному формуванні особової справи. До опису включаються документи відповідно до їхнього розміщення у справі із зазначенням повної назви документа, організації, яка його видала номера і дати документа, а також дати включення його до особової справи і кількості аркушів. Матеріали, які надійшли після працевлаштування працівника, вносяться до опису за їх надходженням.

Після звільнення працівника приватним нотаріусом складається засвідчувальний напис справи, відповідно до додатку № 38 до Правил.

Особова справа працівника обліковується в графі 3 номенклатури справ приватного нотаріуса в рік її заведення, а до опису №1ОС включається по даті звільнення працівника. Особові справи звільнених працівників формуються за роком їх звільнення.

Не дозволяється розголошувати дані, які містяться в особових справах, вилучати з них документи, вносити до облікових даних будь-які зміни без відома працівника, на якого оформлена справа, та приватного нотаріуса.

Доступ до особових справ має бути обмеженим. Особові справи зберігаються на рівні із секретними документами, тобто окремо від інших документів у сейфах чи, в крайньому випадку, у спеціально пристосованих для цього металевих шафах, що замикаються.

Доступ до особових справ мають працівники, які визначені наказом приватного нотаріуса. Не дозволяється видавати особову справу особі, на яку вона заведена.

Особові справи відповідно до типової номенклатури справ державної нотаріальної контори та приватного нотаріуса, у редакції яка діяла до 01.01.2013, зберігалися постійно, а згідно зі змінами, які внесені наказом Міністерства юстиції України від 20.12.2012 №1909/5, зберігаються 75 років.

 

IV. Ведення трудових книжок працівників.

 

Питання щодо ведення трудових книжок  регулює стаття 48 КЗпП України. Цією статею визначено, що трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п'ять  днів.   Працівникам, що стають на роботу вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п'яти днів після прийняття на роботу.

До трудової книжки заносяться відомості про роботу, заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві, в установі, організації; відомості про стягнення до неї не заносяться.

Наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року   № 58 затверджено Інструкцію про порядок ведення трудових книжок працівників.

Відповідно до п.п.2.1, 2.3, 2.4 цього наказу трудові книжки і вкладиші до них заповнюються у відповідних розділах українською і російською мовами. Записи в трудовій книжці при звільненні або переведенні на іншу роботу повинні провадитись у точній  відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону. (Наприклад, "Звільнений в зв'язку з прогулом без поважних причин, п.4 ст.40 КЗпП України").

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення  вносяться власником або уповноваженим ним органом після видання  наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення -  у день звільнення і повинні точно відповідати тексту наказу (розпорядження).

Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряється печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення. Тобто, записи про прийняття на роботу, переведення не треба завіряти печаткою нотаріуса.

Пунктом 2.14. встановлено порядок внесення відомостей про роботу, відповідно до якого у графі 3 розділу "Відомості про роботу"  як заголовок пишеться повне найменування підприємства (Наприклад: Приватний нотаріус Донецького міського нотаріального округу Іванов П.І.). Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу. У графі 3 пишеться: слово «Прийнятий» та зазначається конкретне найменування посади. Записи про найменування роботи, професії або посади на яку прийнятий працівник, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування  професій і посад, зазначених у "Класифікаторі професій" (Прийнятий на посаду помічника приватного нотаріуса Донецького міського нотаріального округу Іванова П.І.). У графі 4 зазначається на підставі чого внесено запис (наказ, його дата і номер, трудовий договір його дата та номер).

Переведення працівника на іншу постійну  роботу на тому ж підприємстві оформлюється в такому ж порядку, як і прийняття на роботу.

Відповідно до п. 2.26 цієї інструкції запис про звільнення у трудовій  книжці працівника провадиться з додержанням таких  правил: у графі  1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 - дата звільнення; у графі 3 - причина звільнення; у графі 4 зазначається на підставі чого внесено запис, наказ (розпорядження), його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи. Власник або уповноважений ним орган  зобов'язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.

Унесені до трудової книжки приватним нотаріусом відомості про звільнення працівника підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості, який зареєстрував трудовий договір та зняв його з обліку, і засвідчуються його печаткою.

Відповідно до п. 2.10 вищезазначеної інструкції у розділі "Відомості про  роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" трудової   книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

У разі необхідності, наприклад,  зміни запису відомостей про роботу  після  зазначення  відповідного  порядкового  номеру, дати внесення запису в графі 3 пишеться: "Запис за № таким-то недійсний". Прийнятий за такою-то професією (посадою) і у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження)  власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений  до трудової книжки.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові спори, і  поновлення на попередній роботі, зміни формулювання причини звільнення або допущення помилки при внесенні запису до трудової книжки.  Наприклад, пишеться: "Запис за № таким-то є недійсним, поновлений на  попередній  роботі". При зміні формулювання причини звільнення пишеться: "Запис за № таким-то є недійсним" звільнений і зазначається нове формулювання.

У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.

 

Відділ нотаріату

Головного управління юстиції

у Чернівецькій області