Питання діяльності юридичних служб міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, урядових органів в системі міністерств та їх територіальних (місцевих, регіональних) органів, місцевих державних, а також підприємств, установ та організацій регулює Загальне положення про юридичну службу міністерства, іншого органу виконавчої влади, державного підприємства, установи та організації, затверджене постановою Кабінету Міністрів України від 26 листопада 2008  № 1040 (надалі – Загальне положення). Зазначеним Загальним положенням передбачено обов`язки юридичної служби з напрямку «систематизації законодавства».

            Систематизація законодавства - засіб реформування, упорядкування законодавства, зведення його до певної внутрішньо узгодженої системи. За допомогою систематизації усуваються недоліки, повтори, застарілі норми тощо. Це процес зведення актів законодавства до єдності шляхом внутрішньої та зовнішньої обробки їх змісту.

            У Загальному положенні визначено наступні напрямки здійснення цієї роботи юридичною службою:

            ведення  обліку   актів  законодавства  і міжнародних договорів України (пп. 18 п. 10 Загального положення);

            забезпечення  підтримання  їх  у  контрольному  стані (пп. 18 п. 10 Загального положення);

            забезпечення зберігання актів законодавства і міжнародних договорів (пп. 18  п. 10 Загального положення);

            збір інформації про офіційне оприлюднення актів законодавства в друкованих виданнях (пп. 19 п. 10 Загального положення).

      Виконання відповідних функцій є обов’язком юридичної служби та повинно бути передбачено в посадових інструкціях її працівників. Слід пам’ятати, що статтею 117  Конституції України  встановлено:  «Кабінет   Міністрів   України  в  межах  своєї компетенції видає постанови і розпорядження,  які є  обов’язковими до виконання». Тобто ухилення від цієї роботи є порушенням вимог чинного законодавства.

      Пунктом 16 Загального положення визначено, що орган виконавчої влади, підприємство зобов`язані створювати умови для належної роботи і підвищення кваліфікації працівників юридичної служби, в тому числі забезпечувати їх нормативно-правовими актами  і довідковими матеріалами, іншими посібниками та літературою з правових питань.

      Створення нормативної бази актів законодавства полягає у забезпеченні юридичної служби офіційними друкованими  виданнями,  у  яких  публікуються  офіційні тексти нормативно-правових актів та довідкові матеріали  правового характеру.

            Слід пам’ятати, що не всі видання, в яких оприлюднюються відповідні акти законодавства є джерелом їх офіційного оприлюднення.

            Відповідно до Указу Президента України від 10  червня 1997 № 503/97 „Про порядок офіційного оприлюднення нормативно-правових актів та набрання ними чинності” громадяни, державні органи, підприємства, установи, організації під час здійснення своїх прав і обов'язків повинні застосовувати закони України, інші акти Верховної Ради України, акти Президента України і Кабінету Міністрів України, опубліковані в офіційних друкованих виданнях або одержані у встановленому порядку від органу, який їх видав. Згідно п. 1 цього Указу офіційними друкованими виданнями є журнал „Офіційний вісник України” та газета „Урядовий кур`єр”. Офіційними друкованими виданнями, в яких здійснюється офіційне оприлюднення законів та інших актів Верховної Ради України, є також газета „Голос України” та журнал „Відомості Верховної Ради України”. Офіційним друкованим виданням, в якому здійснюється офіційне оприлюднення законів, актів Президента України, є також інформаційний бюлетень „Офіційний вісник Президента України”.

       Нормативно-правові акти, опубліковані в інших друкованих виданнях, мають інформаційний характер і не можуть бути використані для офіційного застосування.

      Облік актів законодавства і міжнародних договорів України може здійснюватися шляхом ведення журналів обліку.

            Журнали обліку актів законодавства доцільно вести окремо за кожним видавником актів, шляхом внесення інформації, у якій зазначати номер, дату прийняття, дату надходження, вид, видавника, назву, джерело опублікування в офіційних друкованих виданнях.

       У журналі обліку міжнародних договорів варто зазначати номер, дату отримання, країну, вид, назву, дату підписання, дату ратифікації (затвердження, приєднання), дату набрання чинності, дату денонсації, дату втрати чинності, термін дії.

      У контрольному стані обов'язково підтримуються акти законодавства, опубліковані в офіційних друкованих виданнях.

      На першій сторінці контрольного примірника акта законодавства проставляється штамп або робиться напис «Контрольний примірник». Контрольним примірником акта законодавства є примірник, у якому проставляються відмітки про всі зміни, доповнення, зупинення дії, поширення, продовження або збереження дії та про визнання акта таким, що втратив чинність, та зазначається інформація про вид, номер і дату прийняття, офіційне джерело опублікування акта, яким унесені зміни.

       Для своєчасного виявлення відсутніх змін доцільно до кожного контрольного примірника акта законодавства вклеїти окремий аркуш з переліком актів законодавства, якими до нього внесені зміни та доповнення.

       Окремо слід відзначити, що у якості контрольних примірників можуть використовуватися такі видання Міністерства юстиції України, як «Кодекси України» (у теках з роз`ємними замками) та «Офіційний вісник України. Зі змінами». Відповідні видання надходять зі змінами до нормативно-правових актів, надрукованих у попередніх примірниках. Тобто для підтримання їх у контрольному стані достатньо у попередньому виданні замінити аркуш, до якого було внесено зміни, новим, що надійшов з наступними примірниками.

      Збір інформації про офіційне оприлюднення актів законодавства в друкованих виданнях  здійснюється з офіційних періодичних видань, отриманих юридичною службою за передплатою.

      Ведення журналів обліку актів законодавства, міжнародних договорів України дозволить здійснювати фіксацію  інформації про офіційне оприлюднення актів законодавства, оскільки журнали мають необхідні для цього відомості (опублікування акта, джерело опублікування).