ЗАТВЕРДЖЕНО

                                                                                                                                                                                       Наказом Головного управління юстиції у

                                                                                                                                                  Чернівецькій області

                                                                                                                                                          від 26.10.2012 р. №275/о

 

 

Положення про систему обліку публічної інформації у Головному управлінні юстиції у Чернівецькій області

 

 

1.     Загальні положення

1.1. Положення про систему обліку публічної інформації у Головному управлінні юстиції у Чернівецькій області (далі - Положення) встановлює вимоги щодо забезпечення збереження та доступу до публічної інформації шляхом створення, функціонування і ведення системи обліку публічної інформації, якій реєструються документи, що перебувають у володінні Головного управління юстиції у Чернівецькій області.

1.2. Систему обліку публічної інформації в Головному управлінні юстиції у Чернівецькій області (далі - система обліку) складає сукупність Реєстру публічної інформації.

1.3.  Реєстр публічної інформації (далі -  Реєстр) – це база даних, що містить інформацію про документи, які перебувають у володінні структурних підрозділів Головного управління юстиції у Чернівецькій області.

1.4. Адміністратором системи обліку є Головне управління юстиції у Чернівецькій області.

1.5. Суб’єктами ведення Реєстру є структурні підрозділі Головного управління юстиції у Чернівецькій області.

 

2.     Права та обов’язки

2.1. Адміністратор системи обліку забезпечує:

·        організацію реєстрації документів у Реєстрі;

·        стабільну роботу системи обліку;

·        оприлюднення системи обліку на офіційному веб-сайті;

·        надання доступу до системи обліку за запитами на інформацію;

·        здійснення інших функцій відповідно до законодавства.

2.2. Суб’єкт ведення Реєстру забезпечує:

·        створення реєстру;

·        визначення відповідальних осіб за внесення відомостей до Реєстру;

·        реєстрацію документів, що містять публічну інформацію до Реєстру;

·        своєчасне подання відомостей, що містять у Реєстрі, для оприлюднення на офіційному веб-сайті ГУЮ в області;

·        достовірність та повноту інформації, що міститься в реєстрі.

3.     Ведення системи обліку

3.1. В кожному структурному підрозділі Головного управління юстиції в Чернівецькій області створюється та ведеться реєстр.

3.2. Реєстр ведеться в електронному вигляді у програмі Microsoft Office Excel за визначеною формою (додається).

3.3.Внесення інформації до Реєстру здійснюється працівниками суб’єкта ведення Реєстру, у володінні якого перебуває документ та/або який відповідає за створення, реєстрацію, збереження документа.

3.4. До реєстру вноситься інформація про всі документи, що містять публічну інформацію та перебувають у володінні структурного підрозділу  Головного управління юстиції в області. З метою уникнення дублювання відомостей в системі обліку, інформацію про документ до Реєстру вносить той структурний підрозділ Головного управління юстиції у Чернівецькій області, який вперше присвоїв реєстраційний індекс документу.

3.5. Відомості про документ вносяться до Реєстру протягом п’яти робочих днів з моменту його одержання або створення.

3.6. До реєстру не вносять відомості про документи, що віднесені до категорії інформації з обмеженим доступом.

3.7. У разі відсутності певних даних, необхідних для внесення до Реєстру, відповідна графа не заповнюється.

3.8. Щомісяця суб’єкт ведення Реєстру перевіряє актуальність наявних у Реєстрі відомостей та у разі необхідності вносить до нього зміни.

 

4.     Подання Реєстру для оприлюднення

4.1. Суб’єкт ведення реєстру останньої п’ятниці місяця не пізніше 13.00 передає відомості, що міститься у Реєстрі відповідальній особі з питань запитів на інформацію. Якщо останній день припадає на святковий день, то відомості передаються у той же час в наступний за вихідним робочий день.

4.2. Для оприлюднення подаються відомості, що містять у Реєстрі в повному обсязі, а не лише інформація внесена за відповідний місяць.

4.3. Відповідальна особа з питань запитів на інформацію протягом одного дня перевіряє наявність усіх необхідних відомостей у Реєстрі відповідно до визначеної форми та передає інформацію, що міститься в реєстрі відповідальному структурному підрозділу для оприлюднення на офіційному веб-сайті Головного управління юстиції у Чернівецькій області.

4.4. У разі виявлення відповідальною особою з питань запитів на інформацію випадків внесення до Реєстру інформації з обмеженим доступом, вона виключає таку інформацію з нього з одночасним повідомленням про це суб’єкта Реєстру.

 

5.     Відповідальність

5.1 Відповідальність за порушення вимог, визначених Положенням, несуть особи, винні у вчиненні таких порушень за рішенням керівника суб’єкта ведення Реєстру.

 

6.     Прикінцеві положення

6.1. До реєстру вноситься інформація про документи, які створені або одержані після 01 листопада 2012 року та перебувають у володінні суб’єкта ведення реєстру.

6.2. За рішенням керівника суб’єкта ведення Реєстру, до Реєстру можуть вноситись відомості про документи, що були створені або одержані до 01 листопада 2012 року та перебувають у володінні суб’єкта ведення Реєстру.