ГОЛОВНЕ  УПРАВЛІННЯ  ЮСТИЦІЇ  У  ЧЕРНІВЕЦЬКІЙ  ОБЛАСТІ

Н А К А З
 

01.09.2011

м. Чернівці

№ 377

 

Про забезпечення доступу до публічної інформації,

розпорядником якої є Головне управління юстиції

у Чернівецькій області

 

Відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» та з метою забезпечення доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Головне управління юстиції у Чернівецькій області,

 

Н А К А З У Ю:

 

1. Затвердити Порядок опрацювання та розгляду запитів на отримання публічної інформації, розпорядником якої є Головне управління юстиції у Чернівецькій області, що додається.

2. Розмістити Порядок опрацювання та розгляду запитів на отримання публічної інформації, розпорядником якої є Головне управління юстиції у Чернівецькій області, на веб-сайті головного управління юстиції.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

 

 

  
 

 

 

 

Порядок опрацювання та розгляду запитів на отримання публічної інформації, розпорядником якої є Головне управління юстиції у Чернівецькій області

 

І. Загальні положення

 

1.1. Цей Порядок розроблений відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації» (далі – Закон), наказу Міністерства юстиції України від 08.06.2011 № 1522/5 «Питання виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» в Міністерстві юстиції України», з метою створення механізмів реалізації права кожного на доступ до публічної інформації.

Право на доступ до публічної інформації гарантується максимальним спрощенням процедури подання запиту та отримання інформації.

1.2. У цьому Порядку терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі.

1.3. Розпорядником публічної інформації відповідно до Закону є Головне управління юстиції у Чернівецькій області (далі – головне управління юстиції).

1.4. Доступ до публічної інформації головного управління юстиції забезпечується шляхом надання інформації за запитами на інформацію.

1.5. Запитувачами публічної інформації відповідно до Закону є фізичні, юридичні особи та об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій.

1.6. Відносини у сфері звернень громадян регулюються Законом України «Про звернення громадян».

1.7. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення в порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».

 

ІІ. Складання та подання запитів на отримання публічної інформації

 

2.1. Запитувач має право звернутися до головного управління юстиції із запитом на отримання публічної інформації незалежно від того, стосується ця інформація його особисто чи ні, без пояснення причини подання запиту.

2.2. Запит на отримання публічної інформації може бути індивідуальним або колективним.

2.3. Запит на отримання публічної інформації подається головному управлінню юстиції в усній чи письмовій формі під час особистого прийому або шляхом надсилання поштою, факсом, електронною поштою або по телефону на вибір запитувача.

2.4. Письмовий запит на інформацію подається в довільній формі.

2.5. Запит на отримання публічної інформації повинен містити:

2.5.1. прізвище, ім’я, по батькові (найменування) запитувача, поштову адресу, адресу електронної пошти, номер засобу зв’язку, якщо такий є;

2.5.2. загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

2.5.3. підпис і дату за умови подання письмового запиту.

2.6. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті на отримання публічної інформації несе запитувач.

2.7. З метою спрощення процедури оформлення письмового запиту запитувач може використати форми для подання запиту на отримання публічної інформації (далі – форми запиту), які можна отримати у структурному підрозділі апарату головного управління юстиції, відповідальному за облік та реєстрацію запитів на отримання публічної інформації.

2.8. Форми запиту розміщуються на офіційному веб-сайті головного управління юстиції та на інформаційному стенді в приміщенні управління юстиції.

2.9. Запитувач може заповнити форми запиту безпосередньо на веб-сайті головного управління юстиції.

2.10. У формах запиту запитувачеві надається можливість вибрати форму надання відповіді – поштою, факсом, електронною поштою.

2.11. Запит на отримання публічної інформації може бути подано запитувачем особисто до структурного підрозділу апарату головного управління юстиції, який здійснює в установленому порядку реєстрацію та облік запитів на отримання публічної інформації, розпорядником якої є головне управління юстиції, за адресою: 58010, м. Чернівці, вул. Грушевського, 1, кабінет № 408.

2.12. Запити на отримання публічної інформації приймаються головним управлінням юстиції у робочі дні протягом робочого часу .

2.13. Письмові запити на отримання публічної інформації, надіслані поштою, отримують уповноважені особи головного управління юстиції. При цьому час отримання запитів обов’язково зазначається у відповідному журналі.

2.14. Запити на отримання публічної інформації, надіслані за допомогою електронної пошти, одержуються відповідальною особою головного управління юстиції., які зобов’язані періодично перевіряти наявність надходження нових запитів на електронну адресу головного управління юстиції.

2.15. Запити на отримання публічної інформації, отримані за допомогою телефонного зв’язку приймаються лише відповідальними особами головного управління юстиції. Під час прийняття запиту за допомогою телефону, відповідальна особа заповнює форму запиту на отримання публічної інформації із зазначенням усіх реквізитів, передбачених п. 2.5. цього Порядку, дати та часу прийняття запиту.

2.16. Запит на отримання публічної інформації в усній формі приймається у тому ж порядку, що й запит, одержаний за допомогою телефонного зв’язку.

2.17. У разі коли з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його оформляє відповідальна особа з питань запитів на отримання публічної інформації, обов’язково зазначивши в запиті своє ім’я, контактний телефон, та надає копію запиту особі, яка його подала.

2.18. На вимогу запитувача на першому аркуші копії запиту проставляється відбиток штампа із зазначенням найменування головного управління юстиції, дати надходження та вхідного номера запиту. Така копія повертається запитувачу.

2.19. Запити на отримання публічної інформації, які надійшли засобами факсимільного зв’язку, оформлюються та реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснюється відповідальними особами головного управління юстиції за окремо визначеними номерами телефону.

2.20. Прийняття запитів на отримання публічної інформації не уповноваженими на те посадовими особами головного управління юстиції не допускається.

2.21. При зверненні особи із запитом на отримання публічної інформації до структурних підрозділів апарату головного управління юстиції або до інших посадових осіб, в обов’язки яких не входить опрацювання, систематизація та реєстрація запитів на отримання публічної інформації, останні зобов’язані скерувати запитувача до структурного підрозділу або спеціально визначеної посадової особи, відповідальних за облік та реєстрацію запитів на отримання публічної інформації. Аналогічний порядок застосовується і при отриманні запитів за допомогою телефонного та факсимільного зв’язку.

 

ІІІ. Реєстрація та облік запитів на отримання публічної інформації

 

3.1. Усі запити на отримання публічної інформації, що надійшли до головного управління юстиції, незалежно від способу та форми їх одержання, підлягають обов’язковій реєстрації.

3.2. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у п. 2.5. цього Порядку не є підставою для відмови у реєстрації такого запиту.

3.3. Обов’язок реєстрації запитів на отримання публічної інформації покладається на спеціально визначених посадових осіб головного управління юстиції, які зобов’язані:

3.3.1. надавати консультації щодо оформлення запиту на отримання публічної інформації;

3.3.2. приймати запити на отримання публічної інформації за допомогою засобів телефонного та факсимільного зв’язку;

3.3.3. правильно кваліфікувати документ як запит на отримання публічної інформації;

3.3.4. здійснювати реєстрацію запитів у день їх надходження;

3.3.5. перевіряти запити на отримання публічної інформації на відповідність вимогам ст. 19 Закону України ″ Про доступ до публічної інформації ″;

3.3.6. своєчасно передавати запити на розгляд начальнику головного управління юстиції, а також особі, визначеній резолюцією керівника виконавцем запиту;

3.3.7. здійснювати контроль за термінами розгляду запитів на отримання публічної інформації, забезпечувати своєчасність надання відповідей на них;

3.3.8. у разі необхідності, вимагати від посадових осіб, на розгляді у яких перебував запит на отримання публічної інформації у 2-денний термін надання додаткової відповіді на запит;

3.3.9. інформувати начальника головного управління юстиції про порушення термінів підготовки відповіді на інформаційний запит для вжиття відповідних заходів.

3.4. У випадку надходження запиту на отримання публічної інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, уповноважені посадові особи перевіряють обґрунтованість визначення запитувачем свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України ″ Про доступ до публічної інформації ″ та об’єктивні обставини відповідного запиту. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.

3.5. Реєстрація запитів на отримання публічної інформації в головному управлінні юстиції здійснюється в автоматизованій формі у розділі Доступ до публічної інформації».

3.6. Для реєстрації запитів на отримання публічної інформації на нижньому полі першого аркуша запиту праворуч або на іншому, вільному від тексту місці запиту, крім місця, призначеного для підшивки документа до справи, проставляється штамп головного управління юстиції на відтиску якого зазначаються дата реєстрації запиту та його реєстраційний індекс.

3.7. Дата реєстрації запиту повинна відповідати даті його фактичного надходження. Запити на отримання публічної інформації, які надійшли до головного управління юстиції після 16.00 год. отримують реєстраційну дату надходження наступного робочого дня за фактичним днем надходження.

3.8. Реєстраційний індекс складається із порядкового номера запиту, що надійшов та номера за номенклатурою справ журналу реєстрації вхідної кореспонденції. Реєстраційний індекс може бути доповнений іншими позначеннями, що забезпечують систематизацію, пошук, аналіз і зберігання запитів на отримання публічної інформації.

3.9. На кожен запит на отримання публічної інформації заводиться реєстраційно-контрольна картка, яка прикріпляється до запиту (додається).

3.10. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи окремо від загального листування та зберігаються у відповідальної особи з питань запитів на отримання публічної інформації.

 

ІV. Розгляд запитів на отримання публічної інформації

 

4.1. Первинний розгляд запитів на отримання публічної інформації, які надійшли до головного управління юстиції та накладення резолюції із дорученням на підготовку проекту відповіді запитувачу здійснює начальник головного управління юстиції, а у разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) – особа, що виконує його обов’язки.

4.2. Резолюція накладається протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція накладається протягом 1 години після реєстрації запиту.

4.3. З резолюцією начальника головного управління юстиції запит повертається до відповідальної особи, яка заносить зміст доручення в реєстраційно-контрольні форми.

4.4. Запити на отримання публічної інформації передаються на розгляд посадовим особам, які згідно з резолюціями мають підготувати проект відповіді запитувачу, негайно, одразу ж після накладення резолюції керівником. У свою чергу останні зобов’язані невідкладно (протягом однієї години після отримання повідомлення про надходження запитів) отримати їх у відповідальної особи з питань запитів на інформацію.

4.5. Структурні підрозділи та посадові особи головного управління юстиції, яким начальником управління доручено розгляд запиту, зобов’язані детально вивчити його та надати інформацію запитувачу.

4.6. У разі, якщо запит стосується сфери повноважень декількох структурних підрозділів головного управління юстиції, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є структурний підрозділ, зазначений першим у резолюції керівника (на нього покладається узагальнення інформації).

Рішення, які приймаються за запитами мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах чинного законодавства.

4.7. Відповідь запитувачу інформації про те, що інформація може бути одержана ним із загальнодоступних джерел, або відповідь не по суті запиту вважається неправомірною відмовою в наданні інформації.

4.8. Проекти відповідей на запити на отримання публічної інформації готуються відповідальними особами – виконавцями запитів у визначений термін та у двох примірниках подаються на підпис начальнику головного управління юстиції. До проекту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).

4.9. Підготовлений проект відповіді запитувачу повинен бути завізований керівником структурного підрозділу, який його готував. У випадку, коли інформацію готували декілька структурних підрозділів, проект відповіді візують керівники всіх підрозділів.

4.10. Проекти відповідей на запити на отримання публічної інформації без вищезазначеної візи підлягають поверненню на доопрацювання.

4.11. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці, але не може перевищувати 4 робочих днів.

4.12. Відповідь на запит на отримання публічної інформації має бути надана не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту.

4.13. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів при погодженні із відповідальною особою з питань запитів на отримання публічної інформації.

4.14. У разі продовження терміну розгляду запиту посадова особа, на розгляді у якої знаходиться запит, не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про продовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин продовження.

4.15. Датою та часом фактичного виконання запиту на отримання публічної інформації вважається дата та час реєстрації відповіді на цей запит.

4.16. Головне управління юстиції має право відмовити в задоволенні запиту про отримання публічної інформації у таких випадках:

4.16.1. головне управління юстиції не володіє і не зобов’язане відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;

4.16.2. особа, яка подала запит на отримання публічної інформації, не оплатила фактичні витрати, пов’язані з копіюванням або друком;

4.16.3. не дотримано вимог до запиту на отримання публічної інформації, передбачених частиною п’ятою статті 19 Закону України ″ Про доступ до публічної інформації ″.

4.17. У відмові в задоволенні запиту на отримання публічної інформації має бути зазначено:

4.17.1. прізвище, ім’я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації;

4.17.2. дату відмови;

4.17.3. мотивовану підставу відмови;

4.17.4. порядок оскарження відмови;

4.17.5. підпис.

4.18. Відмова в задоволенні запиту на отримання публічної інформації надається в письмовій формі.

4.19. Якщо головне управління юстиції не володіє інформацією, яка міститься у запиті, але йому відомо хто нею володіє, відповідальна особа зобов’язана направити цей запит належному розпоряднику з одночасним повідомленням про це запитувача. У такому разі відлік строку розгляду запиту на отримання публічної інформації починається з дня отримання запиту належним розпорядником.

4.20. Відстрочка в задоволенні запиту на отримання публічної інформації допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені законодавством строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

4.21. У рішенні про відстрочку в задоволенні запиту на отримання публічної інформації має бути зазначено:

4.21.1. прізвище, ім’я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником публічної інформації;

4.21.2. дату надсилання або вручення повідомлення про відстрочку;

4.21.3. причини, у зв’язку з якими запит на публічну інформацію не може бути задоволений у встановлений цим Законом строк;

4.21.4. строк, у який буде задоволено запит;

4.21.5. підпис.

4.22. Інформація на запит надається безоплатно.

4.23. У разі коли запитувана інформація містить документи обсягом понад 10 сторінок, про це протягом п’яти робочих днів з дня надходження запиту повідомляється запитувачу із зазначенням обсягу фактичних витрат, пов’язаних із копіюванням або друком документів, та реквізитів і порядку відшкодування таких витрат. Надання інформації здійснюється протягом трьох робочих днів після підтвердження оплати вартості фактичних витрат.

4.24. Розмір фактичних витрат, пов’язаних із копіюванням або друком документів визначається головним управлінням юстиції в межах граничних норм, встановлених Кабінетом Міністрів України.

4.25. При наданні особі інформації про себе та інформації, що становить суспільний інтерес, плата за копіювання та друк не стягується.