Згідно зі статтею 1 Закону України “Про публічну інформацію”, публічна інформація – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання суб'єктами владних повноважень своїх обов'язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні суб'єктів владних повноважень, інших розпорядників публічної інформації, визначених цим Законом.
Відповідно до пункту 3 Положення про порядок легалізації об'єднання громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 26 лютого 1993 року №140 для реєстрації місцевого об'єднання громадян до реєструючого органу подаються заява встановленого зразка, підписана не менш як трьома засновниками об'єднання громадян або їх уповноваженими представниками. До заяви додаються:
1. статут (положення) в двох примірниках;
2. протокол установчих зборів (конференції), які прийняли (затвердили) статут (положення);
3. відомості про засновників об'єднання громадян із зазначенням ПІБ, року народження, місця постійного проживання;
4. відомості про склад керівного органу об'єднання громадян із зазначенням ПІБ, року народження, місця постійного проживання, посади в об'єднанні, місця роботи (посада);
5. документ, який підтверджує місцезнаходження об'єднання громадян;
6. квитанція про сплату реєстраційного збору.
Реєструючий орган отримує вищевказані документи виключно для реєстрації об'єднання громадян, не використовує їх в щоденній роботі з реалізації своїх повноважень та не являється володільцем копій даних документів, з чого випливає, що матеріали, надані об'єднаннями громадян до реєструючого органу для реєстрації цих об'єднань, а саме установчі документи та їх копії не є публічною інформацією зазначеного органу.
Крім того, деякі відомості, які надаються для реєстрації об'єднань громадян містять персональні дані, зокрема відомості про склад органів управління, які є персональними даними у сенсі Закону України “Про захист персональних даних”.
Так статтею 2 Закону України “Про захист персональних даних” визначено, що персональними даними є відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована.
Частиною 2 статті 5 Закону України “Про захист персональних даних” передбачено, що персональні дані, крім знеособлених, за режимом доступу є інформацією з обмеженим доступом.
Порядок поширення персональних даних визначається статтею 14 Закону України “Про захист персональних даних”, згідно з якою їх поширення передбачає дії щодо передачі відомостей про фізичну особу з баз персональних даних за згодою суб'єкта персональних даних.
Поширення персональних даних без згоди суб'єкта персональних даних або уповноваженої ним особи дозволяється у випадках, визначених законом, і лише в інтересах національної безпеки, економічного добробуту та прав людини.
Окрім цього, порядок доступу до персональних даних третіх осіб, згідно зі статтею 16 Закону України “Про захист персональних даних”, визначається умовами згоди суб'єкта персональних даних, наданої володільцю бази персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.
Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов'язання щодо забезпечення виконання вимог закону або неспроможна їх забезпечити.
Отож, поширення інформації щодо відомостей про керівний склад може здійснюватись лише за умови неухильного дотримання Закону України “Про захист персональних даних”.