Наказом Міністерства внутрішніх справ України від 13.04.2012 № 320, який зареєстровано в Міністерстві юстиції України 02.07.2012 за № 1089/21401 затверджено Порядок оформлення і видачі паспорта громадянина України.
Паспорт громадянина України (далі - Паспорт) видається територіальними підрозділами Державної міграційної служби України (далі - територіальні підрозділи) за місцем проживання кожному громадянинові України після досягнення 16-річного віку, а надалі в разі необхідності обмінюється, видається замість утраченого, викраденого або зіпсованого.
Бездомним громадянам паспорти видаються також за місцем перебування.
Видача та обмін паспорта проводяться в місячний строк.
Для оформлення паспорта особа подає:
заяву про видачу паспорта (далі - заява);
свідоцтво про народження;
дві фотокартки розміром 3,5 х 4,5 см (фотокартки, що подаються для оформлення паспорта, мають бути виконані з одного негатива, із зображенням обличчя виключно анфас, без головного убору, виготовленими на тонкому білому або кольоровому фотопапері без кутика; для громадян, які постійно носять окуляри, обов'язкове фотографування в окулярах);
платіжний документ з відміткою банку про сплату державного мита або копію документа про звільнення від сплати державного мита;
довідку про реєстрацію особи громадянином України або свідоцтво про належність до громадянства України, а в необхідних випадках - інші документи, визначені статтею 5 Закону України «Про громадянство України» (за необхідності);
паспорт громадянина України для виїзду за кордон - для громадян України, які постійно проживали за кордоном, після повернення їх на проживання в Україну;
посвідчення про взяття на облік бездомних осіб, видане відповідним центром обліку бездомних осіб (для бездомних осіб).
Оригінали документів повертаються особі після прийняття заяви до розгляду.
Заява та інші документи, необхідні для оформлення або обміну паспорта, подаються заявником до територіальних підрозділів за місцем проживання.
У разі коли особа у заяві відтворює своє ім’я українською мовою відповідно до її національної традиції, правильність відтворення імені особи, яка народилася за межами України, або особи, яка народилася в Україні і має свідоцтво про народження, заповнене російською мовою, не перевіряється.
Якщо особа, яка народилася в Україні, має свідоцтво про народження, видане в Україні, в якому її ім’я відтворено відповідно до української національної традиції, і бажає отримати паспорт із відтворенням свого імені відповідно до своєї національної традиції, особі рекомендується звернутися до органу державної реєстрації актів цивільного стану із заявою про зміну імені.
У такому випадку паспорт оформляється на підставі свідоцтва про зміну імені.
Заяви розглядають працівники територіальних підрозділів.
Третя і п'ята сторінки паспорта передбачені для вклеювання в паспорт додаткових фотокарток при досягненні особою віку 25 або 45 років.
Для вклеювання фотокартки при досягненні громадянином відповідного віку особа протягом місяця подає працівнику територіального підрозділу за місцем проживання паспорт і дві фотокартки розміром 3,5 х 4,5 см із зображенням, яке відповідає досягнутому нею віку.
Вклеювання до паспорта фотокартки при досягненні громадянином 25- і 45-річного віку проводиться у п’ятиденний строк.
Надані фотокартки порівнюються із зовнішністю особи та фотокартками, які вже вклеєні на відповідні сторінки паспорта, після чого одна фотокартка вклеюється в паспорт, а друга - у заяву у спеціально відведені для цього місця.
Перед уклеюванням фотокартки в паспорт у нижній частині рамки, яка визначена як місце для вклеювання фотокартки в паспорті та заяві, зазначаються прізвище та ініціали власника паспорта.
На четверту та шосту сторінки паспорта вноситься запис про орган, яким здійснюється вклеювання фотокарток у паспорт, та вчиняється підпис посадової особи. Підпис скріплюється гербовою печаткою. Після перевірки фотокартка, уклеєна в паспорт, скріплюється рельєфним відбитком печатки. Номери гербової печатки та рельєфного відбитка печатки повинні збігатися. Відповідний запис вноситься також на зворотний бік заяви.
Якщо фотокартка вклеюється в територіальному підрозділі, який видав особі паспорт, уклеювання здійснюється одночасно і в паспорт, і в заяву.
Обмін паспорта здійснюється в разі: зміни (переміни) прізвища, імені або по батькові; установлення розбіжностей у записах; непридатності паспорта для користування.
Для обміну паспорта особа подає:
заяву;
паспорт, що підлягає обміну;
дві фотокартки розміром 3,5 х 4,5 см (з урахуванням вимог абзацу п’ятого пункту 1.3 розділу І цього Порядку);
платіжний документ з відміткою банку про сплату державного мита або оригінал і копію документа про звільнення від сплати державного мита;
документи, що підтверджують обставини, на підставі яких паспорт підлягає обміну.