Відповідно до ст.47 КЗпП України та п.п. 4.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 №58, власник чи уповноважений ним орган зобов’язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з унесенням запису про звільнення.

Трудову книжку може бути не отримано працівником як з вини його самого, так і з вини роботодавця.

Якщо трудову книжку не було отримано працівником у зв’язку з його відсутністю в день звільнення на робочому місці, то власник чи уповноважений ним орган у цей день надсилає йому поштове повідомлення із зазначенням про необхідність отримання трудової книжки.

Трудова книжка може бути надіслана її власнику поштою, однак це дозволяється тільки за письмовою згодою власника трудової книжки. У разі неотримання трудової книжки з вини працівника підприємство не несе відповідальності.

При затримці видачі трудової книжки з вини власника чи уповноваженого ним органу працівник має право звернутися до суду. При винесенні судом рішення на користь працівника йому виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення ( день видачі трудової книжки) видається наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визнається недійсним у порядку, установленому п.п.2.6.,2.10. Інструкції.

Відповідно до п.п.6.2 Інструкції трудові книжки та їх дублікати, які не було отримано працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а після закінчення зазначеного терміну їх можна знищити в установленому порядку.

Також на підставі ст. 226 КЗпП особи, винні в порушенні законодавства про працю несуть відповідальність згідно чинного законодавства. Так, відповідно до ст41 Кодексу України про адміністративні правопорушення на посадових осіб підприємства, установ, організації незалежно від форм власності, яким надано право приймати на роботу, а також громадян – власників підприємств за порушення законодавства про працю накладається штраф від 15 до 50 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (від 255 до 850 грн.)